A pályázatírás fortélyai

Sokan vannak, akiknek a pályázatírásról Sziszifusz soha véget nem éro, fáradságos kogörgeto munkája jut eszükbe. Mások átokként emlegetik, mint a szervezet olykor egyetlen bevételi forrását jelento, bizonytalan kimenetelu, sok kudarccal járó munkáját.
Biztos receptek nem léteznek, de tudatos felkészüléssel és végrehajtással nagyban növelheto annak esélye, hogy a támogatást nyújtó szervezetek kedvezoen bírálják el kérelmeinket. Az alábbi összefoglalóval ebben kívánunk segítséget nyújtani, s szeretnénk bebizonyítani, hogy a pályázatírás nem szerencsejáték és nem átok, hanem megtanulható technika.

I. A PÁLYÁZAT ELOÉLETE
A pályázat helye és szerepe a szervezet életében
Hosszú távon a stratégiai tervezés, a pályázat alapjául szolgáló projekt/szolgáltatás megtervezése, muködtetése és az átláthatóság, illetve az elszámolhatóság jelent a szervezetek számára utat a biztonságos muködéshez.
Mindig ügyelni kell arra, hogy a megpályázott lehetoségek összhangban legyenek a szervezet küldetésével, célkituzéseivel, illetve, hogy a pályázatírás szervesen illeszkedjen a többi forrásteremto technika közzé (pl. normatív finanszírozás, önero, aktív gazdálkodás, tagdíj, szponzorok). Nagyon fontos, hogy a szervezet anyagi szempontból „több lábon álló" legyen, s ne csupán egyetlen típusú forrás (pl. pályázatok) boségétol vagy elapadásától függjön muködése.
Igyekezzünk mindig szem elott tartani azt az elvet, hogy ne az egyes pályázati felhívásokhoz találjunk ki terveket, hanem a meglévo, kidolgozott, elore megtervezett projektekhez keressünk pályázati lehetoségeket. Az elore megtervezett, következetesen végigvitt programok sokkal kidolgozottabb, részletesebb szakmai hátérrel is szolgálnak a pályázatokhoz, s az ilyen kezdeményezéseket az adományozók is szívesebben támogatják. Ez a gondolkodásmód hosszútávon mindenképpen meghozza eredményét.
Mindemellett az általunk elküldött pályázatunkat egyfajta PR anyagnak is kell tekintenünk, hiszen kiadványaink mellett ezen írásos dokumentumokkal közölhetjük a legtöbb információt szervezetünkrol. Ez azért fontos, mert elbíráláskor a kuratóriumi tagoknak sok esetben csak annyi információ áll rendelkezésükre az egyes szervezetekrol, amennyi a pályázatban áll.
Adatbázis, kutatás
A gyakorlat azt mutatja, hogy a pályázati kiírások általában a beadási határido elott viszonylag kevés idovel jelennek meg. Emiatt rövid ido áll a szervezetek rendelkezésére a pályázati anyag megírásához, amely az együttmuködések megkötéséhez, költségvetési tételek reális kialakításához egyáltalán nem elegendo.
Ezt úgy oldhatjuk meg, ha rendszeres kutatómunkát végzünk, és mintegy elébe megyünk a pályázati kiírásoknak. Így sok esetben már jóval a pályázati kiírások megjelenése elott beszerezhetjük a legfontosabb információkat, s hozzákezdhetünk a részletes kidolgozáshoz. Ennek érdekében készítsünk egy adatbázist azokról az adományozókról, akiktol pályázni szeretnénk. Az adatbázisban szerepeljenek az ún. kemény adatok, azaz az alapítvány pontos neve, a pályázatokért felelos személy neve, a cím, telefon és faxszám, esetleg e-mail címe. A pályázati munkához ezen kívül szükségünk lesz az ún. puha adatokra, amelyeket az év végén, illetve az év elején, a költségvetések és a jövo évi stratégiai döntések meghozásának idején érdemes elkérni az adományozóktól. A következo információk tartoznak a puha adatok közzé:
- a támogatott költségtípusok;
- kuratóriumi tagok;
- elosztandó pénzkeret;
- az adományozott összegek mértéke;
- az elkövetkezo évben mikor és milyen témákban lesznek pályázati kiírások;
- hány példányban kell beadni a pályázatot, fénymásolható-e az urlap;
- a pályáztató által elvárt partnerségek típusa;
- az adományozó speciális elvárásai.
A pályázati naptár
A pályáztatókról összegyujtött adatok alapján már pontos és részletes pályázati naptárat készíthetünk magunknak (az adott évben ki, mikor, mire mennyit fog kiírni), amely jelzi nekünk, hogy egyéb más munkáink mellett mikor kell több figyelmet és energiát fordítanunk a pályázatok beadására.

II. A PÁLYÁZAT MEGÍRÁSA
A pályázati csomag részei
Az alábbiakban azokat a részegységeket tekintjük át, amelyek egy jól felépített, sikerre számító pályázat vázát alkotják.
a) elolap
Az elolap nagyon fontos szerepet tölt be, mivel irányítja, azaz a megfelelo ember kezébe juttatja el a pályázati anyagunkat. Az elolapon tüntessük fel szervezetünk nevét, címét, valamint emblémáját. Ügyeljünk arra, hogy a szervezetet azonosító adatok az elolap jobb oldalán kapjanak helyet, így lefuzéskor is láthatók maradnak. Az elolap közepére helyezzük el az adományozó nevét, ha egy adományozó egy idoben több pályázatot ír ki, tüntessük fel a megfelelo témát, alkuratóriumot, bizottságot stb. is.
b) kuratóriumnak szóló levél
Ebben a levélben van egyedül lehetoségünk arra, hogy közvetlenül a kuratóriumhoz szóljunk. A levél legyen rövid, és foglalja össze, hogy ki a pályázó szervezet, és hogy mi a koncepció célja.
c) pályázati adatlap
A legtöbb adományozó a pályázati anyag mellékleteként a szervezettol egy adatlap kitöltését is kéri, amely a pályázatok könynyebb feldolgozását teszi lehetové. A kuratóriumi tagok gyakran csak az adatlapot olvassák el.
c) törzsanyag
Ebben a részben különbözo fejezetcímekkel ellátva írjuk le a pályázat alapjául szolgáló projektet. Az elso részben mutassuk be röviden szervezetünk történetét és az elért eredményeket, majd térjünk rá a célcsoport igényeinek bemutatására és a pályázati koncepció lényegére, céljára. Ezután tematikusan és idorendben haladva írjuk le a program ütemtervét, úgy, hogy az olvasó számára egyértelmu legyen, mikor milyen esemény zajlik a projektben.
Fontos azt is megemlítenünk, hogy milyen értékelési szempontok alapján fogjuk értékelni projektünket, illetve, hogy milyen eredményeket várunk a programtól. Az értékelési szempontokat azért kell már a tervezéskor rögzíteni, hogy a program végén objektív képet kapjunk az elért eredményekrol. Az adományozókat érdekli, hogy miként tudják majd ellenorizni, értékelni a programot.
Függetlenül az adományozástól, a pályázó is tehet felajánlásokat az alapítványnak. Számtalan lehetoség nyílik az együttmuködésre a konkrét összeg átutalásán kívül. Felajánlhatunk önkéntes munkát, a pályázati program értékelését bemutató dokumentumot stb.
d) költségvetés
A pályázati csomag egyik legfontosabb eleme a költségvetés. A szervezetben többféle költségvetési szint létezik, úgymint szervezeti, projekt, valamint pályázati költségvetés. Ez utóbbi tartalmazza az egyes kifizetési jogcímek mellett azt, hogy menynyi összeg áll rendelkezésünkre (saját eroforrás mértéke), mekkora a pályázott összeg nagysága, illetve más forrásokból mennyi bevételt várunk.
A költségvetéssel kapcsolatban számtalan dilemma merül fel, amely kérdések valószínuleg minden pályázót foglalkoztatnak.
Be kell-e vallani, hogy hová pályáztunk még az adott programmal?
Célszeru megmondani leendo adományozónknak a valós helyzetet, a következo okokból. Fontos, hogy a pályázatot olvasó kuratórium lássa, hogy programunk több lábon áll, és más forrásokat is igyekszünk bevonni a támogatáshoz.
Mivel a legtöbb adományozó az elosztható pénzösszeg többszörösére érkezik be igény, ezért az általunk kért teljes összeget sok esetben nem áll módjukban megadni. Emiatt gyakori eset, hogy különbözo pályázati forrásból kell eloteremtenünk a megfelelo anyagi hátteret, s mindezzel természetesen az adományozók is tisztában vannak.
Ha a pályázatírás elotti kutatást alaposan és lelkiismeretesen elvégezzük, akkor arról is szerezhetünk információt, hogy melyik szervezet milyen költségtípust támogat szívesen. Vannak olyan adományozók, akik nem hajlandók muködési és/vagy személyi kiadásokat támogatni. Itt elofordulhat, hogy különbözo természetu kiadásokat más-más eroforrásokból kell majd fedeznünk.
Sajnálatosan elterjedt szokás a pályáztatási gyakorlatban, hogy a pályázók a valójában szükséges összegek kétszeresét kérik, míg az adományozók, minderre számítva, a pályázatokban megjelölt összeg felét ítélik meg. Úgy gondoljuk, a pályázóknak kell elkezdeniük ennek a csapdahelyzetnek a felszámolását, mégpedig következetes igazmondással, reális és áttekintheto pályázati költségvetés benyújtásával.
Mit jelent a saját eroforrás a pályázatban?
Önrésznek azt az összeget tekintjük, amellyel a szervezet már rendelkezik, illetve amit nem kell kifizetnünk, ez utóbbihoz tartozhat például az önkéntes munka. Ha valamely feladatot önkéntes munkával végeztetünk, akkor meg kell keresni ennek a munkának a piaci értékét, és be kell szorozni az elvégzett órák számával. Ezzel a módszerrel kiszámítható az önkéntes munka értéke. Ugyanez a technika használható akkor is, ha valamilyen muködési költséget (pl. terembérlet) spóroltunk meg a szervezetnek.
A más alapítványoktól pályázott összeget a „Várható bevétel" rovatban kell feltüntetni.
Fontos, hogy a költségvetés a számadatokon kívül tartalmazzon ún. költségvetési megjegyzéseket is, ahol az egyes tételekrol adunk információt, például, hogy a postaköltséget hány levélre számoltuk ki, a projektköltség miért éppen azokat a kifizetéseket tartalmazza, amelyeket beírtunk.
A pályázat külalakja, stílusa
A tartalom mellett fontos a pályázat külseje is. Ma már a legtöbb szervezet rendelkezik számítógéppel, ezért az olvasható betutípus megválasztása általában nem jelent gondot. A pályázat tagoltsága segít az olvasónak az anyag struktúrájának megértésében, ezért az egyes részeket, fejezeteket lássuk el címmel. A szövegben alkalmazzunk kiemeléseket, dolt, illetve vastagított betuket, hogy az általunk legfontosabbnak tartott kulcsszavak kiugorjanak, és „megragadjanak" az olvasó fejében.
Fontos, hogy kerüljük a szakszavakat, hiszen nem biztos, hogy a kuratórium tagjai mindig tisztában vannak ezek jelentésével. Ha ez elkerülhetetlen, akkor zárójelben magyarázzuk meg a szó jelentését.

III. A PÁLYÁZAT UTÓÉLETE
Az esetleges hiányosságok utólagos pótlása
Ha elfelejtettünk elküldeni néhány csatolandó iratot, és adományozónk hiánypótlásra szólított fel bennünket, ezeket minél elobb pótoljuk.
A szerzodés
Ha sikeres volt a pályázatunk, akkor az egyik legfontosabb teendonk a szerzodés megkötése. Gondosan olvassuk el a szerzodést mielott aláírjuk, és ügyeljünk, hogy hiánytalanul betartsuk annak eloírásait (pl. az adományozó nevének feltüntetése az anyagainkon, az esetleges változások bejelentése.).
Ha úgy találjuk, hogy van olyan pont a szerzodésben, amelyet nem tudunk teljesíteni, akkor inkább kérjünk módosítást az adományozótól. Ha a program megvalósítása közben nem az eredeti koncepciót követjük, akkor ezt jelezzük a pályáztatónak.
Kapcsolattartás a támogatóval
Fontos, hogy lehetoleg mindig egy és ugyanazon személy tartsa a kapcsolatot a támogatóval, és ha bármilyen szerzodésmódosításra van szükség, dönthessen a kérdésben. Mindehhez arra van szükség, hogy ez a személy rendelkezzen minden a programmal és a pályázattal kapcsolatos információval.
Ha a szervezetnek több pályázati programja van különbözo adományozóknál, akkor is egy munkatárs koordinálja a pályázatokat, és ápolja a kapcsolatokat az átláthatóság és gyors reagálás érdekében. Ha a szervezet nyilvános programot, eseményt, fogadást szervez, akkor az adományozó kapjon meghívót a rendezvényre, hogy közvetlenül is láthassa a program megvalósulását, illetve hogy ezáltal képet kapjon a szervezet muködésérol.
Dokumentáció
Nagyon fontos, hogy gondosan dokumentáljuk a pályázattal kapcsolatos levelezést, a megállapodásokat, valamint a pályázati összeg elköltésével kapcsolatos írásos anyagokat. ez utóbbival kapcsolatban az ún. kettos kódrendszer ad segítséget. Ennek alkalmazása a következoképpen: történik a pályázati pénz elköltését igazoló számlán feltüntetjük, hogy a kifizetett összeg melyik adományozótól kapott pénzalapból származik, továbbá, hogy milyen költségtípusra költöttük el, és ezt egyeztetjük a könyvelésünkkel. Így az elszámolás könnyebbé és átláthatóbbá válik.
Elszámolás
Szakmai elszámolás esetén a pályázat alapjául szolgáló projekt értékelését összegezzük különbözo mellékletekkel (klienseink írásos véleményei stb.). Fontos, hogy az értékelés tartalmazza mind a program megvalósításának folyamatát, mind pedig az elért eredményeket.
Pénzügyi értékelés esetén a pályázatban kért összegekrol kell elszámolnunk, s elsosorban azt kell tisztáznunk az adományozóval, hogy mennyire térhetünk el a megadott keretszámoktól. Érdeklodjük meg azt is, hogy az elszámolással együtt el kell-e küldenünk a számlamásolatokat is.
Mit tegyünk ha pályázatunk nem nyert?
Amennyiben pályázatunk nem nyert, érdeklodjünk a pályáztató szervezetnél, hogy mi volt a visszautasítás oka. A legtöbb adományozó kapacitáshiány miatt nem képes megtenni, hogy a hozzá pályázó több száz szervezetnek személyre szóló an megírja a hiányosságait, de ha telefonon vagy személyesen felkeressük oket, sok hasznos tanáccsal, észrevétellel tudnak segíteni.
Végezetül: ha a pályázat elott alapos kutatómunkát végeztünk, körültekintoen megterveztük a projektünket, betartottuk a pályázatírás írott és íratlan szabályait, úgy a magunk részérol megtettünk mindent, ami a sikeres pályázáshoz szükséges, a többi az adományozó dolga. Ne felejtsük el azonban, hogy a pályázatírás csak egy eszköz a forrásteremtés palettáján, hogy szervezetünk biztonságosan muködhessen, többféle adományszerzési technikát kell használnunk.

(A fenti összefoglaló a Civil Társadalom Fejlodéséért Alapítvány Mi fán terem? kiadványsorozatában megjelent A pályázatírás címu füzete alapján készült.)



Tartalom
Horváth István: A másságért közügy
Haller István: Civil társadalom és interetnikus konfliktus
Deák Gyöngyi: Az Etnokulturális Kisebbségek Eroforrásközpontja
Deák Gyöngyi: Provincia

Varga Zoltán: Interetnica
Csíki Emese: A tolerancia a másság pozitív értékelése
Horváth István: CCRIT
Deák Gyöngyi: A Roma Közösségek Eroforrásközpontja
Deák Gyöngyi: A romákat segíto Wasdas Alapítvány
Az etnikumok közötti dialógus - Interetnikus Párbeszéd Egyesület
Beszélgetés Tibád Zoltánnal, az Illyés Közalapítvány romániai alkuratóriumának titkárával
Hírek
Aktuális pályázati lehetoségek

civil fórum
Kiadja az Erdélyi Magyar Civil Szervezetekért Alapítvány
Felelõs kiadó: Egri István
Felelõs szerkesztõ: Tamás Kinga
Olvasószerkesztõ: Boda Edit
Postacím: 3400 Cluj Napoca,
str. Pietroasa nr. 12
Telefon/Fax: 064-431.488
e-mail: rmkt@mail.soroscj.ro